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Organizando un evento
Imagen propiedad de S. Hofschlaeger / pixelio.de

Hay empresas que lo de organizar un evento lo tienen muy mascado y tienen personal experimentado en este tipo de lides. También existen empresas de organización de eventos que te resuelven cualquier contingencia relativa al tuyo con un mínimo trastorno para tu compañía.

¿Pero qué pasa si tu empresa es pequeña y no cuenta con un gran presupuesto? La clave está en la organización, lo más milimétrica posible. No importa con cuanto tiempo cuentes, sea mucho o poco, deberás organizarte.

1.- ¿Qué clase de evento es?

Es necesario tener muy claros los objetivos del evento y que estos sean realistas. Este factor, junto con el número de asistentes esperados y la naturaleza del evento, determinarán el espacio en que se celebre.

2.- ¿Con qué presupuesto cuentas?

Es importante saber de antemano con qué presupuesto contarás para la organización de tu evento, de lo contrario es fácil que los gastos se te vayan de las manos.

Partidas importantes a tener en cuenta

2.a) Alquiler del local

  • ¿Cuenta el local con una iluminación y sistema de sonido adecuados?
  • ¿Hay una conexión WiFi disponible?
  • ¿Es accesible para PMR?

2.b) Catering

Nuestro consejo es que –contrates a quien contrates- tengas en cuenta las diversas opciones o requisitos nutricionales de los asistentes. Hay muchas personas que por motivos culturales, religiosos, por elección propia o por motivos de salud no consumen determinados alimentos. Tenlos en cuenta y no limites las opciones a los socorridos embutidos y el queso y lechuguita para los vegetarianos.

2.c) Regalos o recuerdos para los asistentes al evento

En función de la naturaleza del propio evento, considera qué tipo de recuerdo ofrecer a los participantes. No tendría mucho sentido regalar corbatas en una convención hippy, por así decirlo. Busca algo además que no sea algo engorroso de llevar.

3.- Alojamiento

Si parte o todos los participantes vienen de fuera, es conveniente llegar a un acuerdo con uno o dos hoteles de diversas categorías para ofrecerles opciones de alojamiento a un precio atractivo. Tú conoces tu ciudad, ellos puede que no, así que la asistencia de los organizadores será muy valorada.

4.- Traslados

Al igual que en el punto anterior, en caso de que los participantes sean de fuera, es conveniente prever un plan de traslados de y a el aeropuerto, a los puntos de encuentro, etc. para lo que es interesante contar con una cartera de proveedores (autobuses, taxis, alquiler de coches con conductor, etc.).

5.- ¿Habrá ponencias, discursos, etc.?

Pide que te faciliten el texto de los discursos si ello es posible, junto con un cálculo estimado de la duración de los mismos.

6.- Se previsor@: Ten un plan B

Nada da peor imagen en el transcurso de un evento que ver a los organizadores corriendo como pollos sin cabeza improvisando soluciones de última hora.

Una vez tengas claras las respuestas a estas preguntas y a otras cuestiones que surgirán, crea un cronograma de las tareas a realizar y quien es responsable de las mismas. Tu tarea vigilando el cumplimiento de las mismas será fundamental para el éxito del evento.

Esto no es todo, pero si lo mas importante. De momento. Volveremos sobre el tema.

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Un artículo interesante: Cómo organizar un evento exitoso para tu empresa.

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